Reunião de equipe às 9h, reunião de departamento às 11h, almoço ao meio-dia — se seus funcionários estão com dificuldades para concluir tarefas com eficiência, pode ser devido a interrupções constantes. “Tentamos agendar várias reuniões no mesmo dia, em vez de espalhá-las ao longo da semana, e reservamos tempo em nossas agendas para trabalhar ativamente”, diz Alexander Moore, da Boomerang. Reservar períodos de tempo para trabalho ininterrupto pode ajudar seus funcionários a se concentrarem melhor e, consequentemente, trabalharem com mais eficiência. Mas as reuniões não são as únicas causas — alertas constantes por e-mail, pop- ups de mensagens de bate-papo e notificações do seu software interno de gerenciamento de projetos podem servir como distrações que interrompem o fluxo de trabalho. “Em geral, leva cerca de um minuto para retomar o trabalho efetivamente após uma interrupção”, diz Alexander. “Por esse motivo, usamos ferramentas como o Inbox Pause para reduzir as notificações por e-mail.” Existem muitas ferramentas e aplicativos para manter seu trabalho livre de distrações, o que pode ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência. Realize uma reunião diária de 10 minutos com a empresa – Embora as reuniões sejam geralmente consideradas uma necessidade, elas podem se estender a ponto de consumirem o dia de trabalho.
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David Ciccarelli, do Voices.com, sugere reuniões mais curtas e eficientes, que abordam o básico em 10 minutos. “Todos os dias, nos reunimos como empresa para uma reunião de 10 minutos chamada Daily Huddle”, diz ele. “A reunião funciona como um compartilhamento de informações que mantém todos informados, incluindo um resumo dos nossos principais indicadores de desempenho, a celebração de conquistas e a identificação de oportunidades de melhoria.” Além de ser uma ótima maneira de manter todos os funcionários atualizados sobre os novos desenvolvimentos da empresa, manter as reuniões curtas e concisas simplifica o processo de reuniões e reduz o desperdício de tempo. “Esse processo nos mantém funcionando com eficiência, pois eliminamos reuniões desnecessárias”, diz David.